I forbindelse med import af bilag til NAV/BC, kan der være bilag som Digiflow ikke kan få lov at oprette som købsdokument. Det skyldes typisk opsætning omkring moms eller betaling på enten konto- eller kreditorniveau.
Nedenfor er en beskrivelse af hvordan man finder frem til årsagen til bilaget er endt som "Fejloverførsel".
1.1 Fejl ved import
Ved importen informeres man om hvor mange bilag, der er importeret samt hvor mange der er fejlet i den forbindelse.
1.2 Find det fejlede dokument i Digiflow
De fejlede bilag vil blive placeret i mappen "Fejloverførsler i Digiflow.
1.3 Identificer fejlen
Fra mappen "Fejloverførsler" er det muligt at finde fejlmeddelelsen der er sendt retur fra NAV. Den findes under Værktøjer > Revisionsspor
1.4 Ret fejlen
Når man har konstateret hvad fejlen skyldes, skal det typisk rettes i NAV og herefter lave importen igen, hvor bilaget oprettes som købsdokument i NAV.
Skal fejlen rettes på Digiflowbilaget, vil det i visse tilfælde være nødvendigt at slette bilag, hvorefter det kan genskabes. Nu vil det være muligt at vælge "Ret hoveddata" under værktøjer. Bilaget skal herefter konteres og godkendes på ny. Det er som udgangspunkt ikke muligt at rette hoveddata efter bilaget er godkendt, hvorfor slet/genskab er nødvendigt.
Nedenfor er en rækkeeksempler på nogle af de fejl der typisk kan opstå ved overførsel af bilag fra Digiflow til NAV/BC. Årsagen kan være manglende opsætning i ERP eller uoverensstemmelser mellem data på bilaget og i ERP.
Eksport-fejl - Eksport fejlede: 'Konfiguration af indkommede dokumenter findes ikke. Id-felter og -værdier: Primærnøgle='''
Tjek at opsætningen af købsordrer og indkommende bilag, er rigtig opsat inde i NAV/BC. Ovenstående fejl kan typisk indikere at der imangler opsætning for “Indgående bilag”
Bogføringsopsætning findes ikke. Id-felter og -værdier: Virksomhedsbogføringsgruppe=”Udland”, Produktbogføringsgruppe=”DIV”.
Undersøg opsætningen af produktbogføringsgruppe i NAV/BC. Eksemplet over indikerer at der mangler opsætning for kombinationen af Virksomhedsbogf.gruppe "Udland" og Produktbogf.gruppe "DIV".
Eksport fejlede: 'Der er ikke nok antal ikke faktureret, Vare 1001, Manglende antal 1, Antal på åbne dokumenter 0'
Det udestående antal på linjen, som bilaget er godkendt op i mod, ikke længere tilgængelig. Det kan fx. skyldes at varen er faktureret på anden vis eller af en anden årsag ikke længere fremgå på indkøbet som tilgængelig for fakturering. I mange tilfælge kan man finde mere info ved at kigge på det pågældende indkøb i NAV/BC.
Eksport fejlede: 'Validering af betalingstype må ikke være i Betalingsform: Kode=Bank'
Der er uoverensstemmelse mellem betalingsoplysninger på bilaget og betalingsform på kreditor.
Samtidig er der heller ikke en mapning i Digiflow connectoren af betalingsmetode der matcher bilaget i Digiflow.
3 løsningsforslag:
1. Ret betalingsoplysninger på bilaget (dette vil kræve at bilaget slettes og herefter genskabes, hvorefter man kan rette hoveddata og godkende bilaget igen)
2. Ret betalingsform på kreditor så den matcher bilaget
3. Lav mapning på betalingsmetode i Digiflow connectoren under “Betalinger”
I Digiflow Connectoren kan betalingsmetoden mappes hvis der anvendes en anden end den standard Digiflow forsøger at oprette
Fx. Bilaget er registreret med betalingsmetode “Kontooverførsel” og dermed vil Digiflow forsøge at oprette med Betalingsform “Bank”. Det kan dog være at den ønskede betalingsform i NAV/BC er “DOMBANK”. Denne mapning kan sættes op i Digiflow Connectoren.
Eksport fejlede: 'Priser inkl. moms skal være lig med 'Nej' i Købshoved: Bilagstype=Faktura, Nummer=3161. Den aktuelle værdi er 'Ja'.'
Digiflow opretter altid købsdokumentet visningen af pris inkl. moms. Hvis man f.eks. har bogført en forhåndsbetaling/prepayment med visning af pris til eksl.moms, vil dette nægte Digiflow at oprette bilag på dette indkøb med priser inkl. moms.
Løsning kan være at bogføre bilaget manuelt. Man kan undgå fejlen ved at vælge pris inkl. moms, ved bogføring af forhåndsbetaling. Dette kan sættes op generelt på kreditor, eller individuelt på indkøbsordren.
