Bogføringsloven stiller krav om, at bilag for både salg og køb opbevares digitalt. Modulet Bilagsarkiv består af to dele:
Introduktionen, hvor du dokumenterer, hvordan virksomheden opbevarer sine salgs- og købsbilag.
Selve bilagsarkivet, hvor du kan uploade, kategorisere og finde bilag, som ikke allerede opbevares digitalt i bogføringssystemet.
Du finder modulet under Bilagsarkiv i menuen til venstre eller ved at klikke på kortet Bilagsarkiv på forsiden.
Vil du se en gennemgang, kan du klikke på Se video øverst på siden Bilagsarkiv i Compliance Portalen (ca. 12 min.).
Klik på Gå til introduktion for at starte. Introduktionen består af to trin, hvor du svarer Ja eller Nej og klikker Næste.
Bilag for salg skal opbevares digitalt og indeholde udstedelsesdato, leverancens art, beløb, kundenavn, kundeadresse, momsbeløb, betalingsoplysninger samt CVR- eller SE-nummer.
Du bliver spurgt, om virksomheden bruger bogføringssystemets standard debitormodul til at danne alle bilag for salg. Svarer du Ja, opbevares salgsbilagene allerede digitalt i bogføringssystemet. Svarer du Nej, kan du i stedet bruge bilagsarkivet til at gemme salgsbilagene.
Bilag for køb skal også opbevares digitalt. Kassestrimler fra et salgsregistreringssystem (fx kvitteringer/bonner fra kasseapparater) er dog undtaget.
Du bliver spurgt, om virksomheden bruger bogføringssystemets standard kreditormodul til at opbevare alle relevante købsbilag. Svarer du Nej, kan du bruge bilagsarkivet til købsbilagene.
Tip: Du kan altid gå tilbage og ændre dine svar via "Gå til introduktion". Dine svar indgår i den samlede dokumentation, som du genererer under Dokumentation.
Klik på Gå til bilagsarkivet. Arkivet åbner i en ny fane.
Bilagene er sorteret i kategorier i venstre side. Som standard findes Køb, Salg og Andet. Med + Tilføj kategori kan du oprette dine egne kategorier, fx "Ikke bogførte".
Vælg den kategori, bilaget skal ligge i.
Klik på Tilføj bilag, eller træk og slip en eller flere filer ind i feltet øverst til højre.
Bilaget vises nu i listen. Indtil du har givet det et bilagsnummer, vises filnavnet i rødt.
Klik på Vis ud for et bilag. Til venstre ser du en forhåndsvisning, og til højre kan du udfylde:
Bilagsnummer (påkrævet) – brug gerne samme nummer som i bogføringen, så bilaget er let at finde.
Dato (påkrævet)
Kategori (påkrævet) – her kan du flytte bilaget til en anden kategori.
Noter (valgfrit)
Afslut med Gem ændringer. Herfra kan du også hente bilaget med Hent bilag eller kopiere et link til bilaget med Kopiér offentlig link (fx til din revisor).
Vigtigt: Bilag, der er en del af bogføringen, skal opbevares i hele opbevaringsperioden. Efter bilagetsoplysningerne er udfyldt er det ikke længere muligt at slette det. Dette er for at sikre opbevaringskravet.
Brug søgefeltet for at søge i den valgte kategori. Sæt flueben i Søg i alle kategorier for at søge bredere.
Sæt flueben i Vis kun unavngivne for at se de bilag, der endnu mangler et bilagsnummer.
Klik på kolonneoverskrifterne Bilagsnummer, Uploadet og Dato for at sortere listen. Kolonnen Bruger viser, hvem der har uploadet bilaget.
