Sådan opretter du en almindelig bruger i systemet

Trin-for-trin-guide til oprettelse af en almindelig bruger

1. Gå til indstillinger og fanen 'Brugere'

• Start med at logge ind på systemet.

• Navigér til Indstillinger og åbn fanen Brugere.

2. Klik på 'Opret ny bruger'

• Vælg Opret ny bruger for at starte oprettelsesprocessen.

3. Udfyld stamdata for brugeren

• Indtast brugerens stamdata (navn, e-mail osv.).

• Tilføj en adgangskode, fx 123, som er en engangskode til første login.

4. Vælg fanen 'Indstillinger'

• Klik på fanen Indstillinger for at konfigurere brugerens indstillinger.

5. Tildel bogholderirolle

• I menuen Bogholder: vælg Bogholderi.

6. Tildel roller

• Gå til fanen Roller.

• Almindelige brugere har som udgangspunkt ingen roller.

• Hvis I anvender indkøbsordrer, vælg Håndterer indkøbsordrer.

7. Konfigurer rettigheder

• Åbn fanen Rettigheder og tildel relevante rettigheder som:

  • Må godkende bilag

  • Må dimensionere (hvis brugeren skal arbejde med dimensioner)

  • Må afvise bilag

  • Må videresende bilag

  • Må kontere (hvis relevant)

  • Må omkostningsfordele (hvis brugeren skal kunne kontere)

  • Må tilføje notat

  • Vis konteringsforslag (åbn: Forslå kun konti i egne kontobindinger)

  • Vis revisionsspor

  • Vis notater

  • Vis posteringer

  • Vis kreditorbilag

8. Opsæt kontoplan

• Hvis brugeren ikke skal kontere, spring dette trin over.

• Ellers gå til fanen Kontoplan.

• Tildel adgang til hele kontoplanen eller udvælg specifikke konti.

9. Konfigurer dimensioner

• Hvis ikke der skal bruges dimensioner, spring dette trin over.

• Ellers åben fanen Dimensioner.

• Hvis brugeren skal bruge dimensioner, vælg de relevante her.

  • Som standard har man adgang til alle dimensioner, hvis man har rettigheden “må dimensionere”)

  • Men man kan her vælge at tilknytte dimensioner, hvis brugeren kun skal have lov til at bruge bestemte dimensionsværdier.

10. Opsæt prokura

• Hvis I ikke anvender 2. godkendere, fortsæt til næste trin.

• Ellers gå til fanen Prokura.

• Angiv, hvem der skal være 2. godkender eller frigiver.

11. Gå til fanen 'Regnskab'

• Her skal I ikke foretage jer noget.

• Medmindre I har flere selskaber tilknyttet i Digiflow og brugeren skal have adgang til dem

  • Sæt flueben i de regnskaber brugeren skal have adgang til.

Afslut oprettelsen

Når alle trin er gennemført, gem brugerens oplysninger. Brugeren er nu oprettet og klar til at logge ind med den angivne engangskode.

Tips til optimering

• Dokumentér rettigheder og roller, så fremtidige brugere nemt kan oprettes.

• Lav en test med den nye bruger for at sikre korrekt opsætning.

Med denne guide sikrer I en effektiv oprettelsesproces for almindelige brugere i jeres system.