Vejledning til Bankafstemning i Compliance Portal

Generelt om Bankafstemningsmodulet

Bankafstemningsmodulet fungerer ved at man uploader CSV-filer med hhv. Beholdningstransaktioner fra ERP og Banktransaktioner fra banken. Dette hentes ikke automatisk over i modulet fra hverken banken eller ERP.

Nedenfor er beskrevet kravene til indholdet af CSV-filerne og hvordan de importeres.

1. Kravspecifikation for beholdningstransaktioner

Følgende krav skal opfyldes ved import af beholdningstransaktioner fra dit økonomisystem:

• CSV-filens format skal indeholde:

  • Unikt transaktions-ID

  • Dato (i ét af følgende formater):

    • ÅÅÅÅ-MM-DD

    • DD.MM.ÅÅÅÅ

    • DD-MM-ÅÅÅÅ

    • DD/MM/ÅÅÅÅ

  • Beløb (i samme valuta som bankposteringerne)

  • Beskrivelse (ikke påkrævet)

  • Bilagsnr. (ikke påkrævet)

• For optimal import:

  • Filen skal være indkodet i UTF-8 tegnsæt (ogå kaldet unicode).

  • Benytte ; som felt-separator.

  • Benytte " som citationstegn.

  • Undgå tomme linjer.

1.1 Sådan importeres beholdningstransaktioner

For at importere beholdningstransaktioner skal du:

1. Gå til Bankafstemningsmodulet

2. Vælg “Importér fra CSV” (OBS. vær sikker på du står under Beholdningstransaktioner)

3. Vælg CSV-filen som indeholder beholdningstransaktionerne

4. Udpeg hvilke kolonner i CSV-filen, der indeholder den påkrævede data

5. Slut af med “Importér alle”

Vigtigt: Hvis et eksisterende transaktions-ID allerede findes i systemet, vil den tilsvarende transaktion blive opdateret med de nye data. Transaktions-ID’er er unikke og kan ikke genbruges.

2. Kravspecifikation for banktransaktioner

For at importere transaktioner fra din bankkonto skal du eksportere en CSV-fil fra din bank, som opfylder følgende krav:

• CSV-filens format skal indeholde:

  • Dato (i et af følgende formater):

    • ÅÅÅÅ-MM-DD

    • DD.MM.ÅÅÅÅ

    • DD-MM-ÅÅÅÅ

    • DD/MM/ÅÅÅÅ

  • Tekst for transaktionen (ikke påkrævet).

  • Beløb (i samme valuta som i beholdningsposteringerne).

• For optimal import:

  • Filen skal være indkodet i UTF-8 tegnsæt (ogå kaldet unicode).

  • Benytte ; som felt-separator.

  • Benytte " som citationstegn.

  • Undgå tomme linjer.

2.1 Sådan importeres banktransaktioner

For at importere beholdningstransaktioner skal du:

1. Gå til Bankafstemningsmodulet

2. Vælg “Importér fra CSV” (OBS. vær sikker på du står under Banktransaktioner)

3. Vælg CSV-filen som indeholder banktransaktionerne

4. Udpeg hvilke kolonner i CSV-filen, der indeholder den påkrævede data

5. Slut af med “Importér”

3. Afstemning af transaktioner

Når beholdnings- og banktransaktionerne er importeret kan de herefter afstemmes enten automatisk eller manuelt.

3.1 Automatisk Afstemning

Ved automatisk bankafstemning vil bankafstemningsmodulet komme med et kvalificeret bud på transaktioner, der kan afstemmes. Transaktionerne markeres og vil være klar til afstemning.

1. Vælg “Markér automatisk”

2. Systemet vil herefter forsøge at matche transaktioner automatisk baseret på dato og beløb.

3. Hvis forslaget er OK vælg “Afstem” alternativt “Nulstil markerede” eller ret manuelt

3.2 Manuel Afstemning

Det er også muligt at afstemme manuelt fx ved de resterende transaktioner, som ikke er blevet matchet automatisk. For at gøre dette:

1. Gennemgå hver transaktion.

2. Markér de relaterede posteringer med flueben fra hhv. beholdnings- og banktransaktioner

3. Afslut med “Afstem”

4. Redigér indlæst data

Det er muligt at slette beholdningstransaktioner. Alternativt kan der indlæses en ny CSV med eksisterende transaktions-ID, hvorefter den tilsvarende transaktion bliver opdateret med de nye data. Transaktions-ID’er er unikke og kan ikke genbruges.